Карьера. Тайм-менеджмент. Правило Парето.

Еще в девятнадцатом столетии итальянский экономист Вильфредо Парето сформулировал принцип, который сегодня является одним из краеугольных камней тайм-менеджмента. Парето утверждал, что отдельные малые части некоего множества обладают гораздо большей значимостью, чем можно было бы предположить.

 Сказанное нетрудно прояснить с помощью конкретных примеров. Принцип Парето неоднократно проверялся на практике, благодаря чему он не только подтвердился, но и получил более точное численное выражение. Итак:

— 20% клиентов обеспечивают 80% прибыли, оставшиеся 80% клиентов приносят 20% прибыли;

— 20% текста статьи содержат в себе 80% полезной информации, а в 80% текста содержится всего 20% информации;

— 80% грязи скапливается на 20% общей поверхности пола (на тех участках, по которым чаще всего ходят). И т.д…

В рамках тайм-менеджмента правило Парето или «80/20» означает следующее: 20% времени обеспечивают 80% успеха. Остальные 80% времени приносят всего лишь 20% успеха.

Это крайне важное правило. Вдумайтесь в него: из общего количества вашего рабочего времени лишь 20% являются действительно результативными! Предположим, что «чистое» рабочее время (за один день) составляет у вас 5 часов. Согласно принципу Парето, за один час вы на 80% выполняете поставленную задачу. Остальные четыре часа обеспечивают вам лишь 20% полезного результата.

Или иначе: предположим, для достижения цели вы сформулировали десять задач, которые, как вам представляется, необходимо решить. Так вот, два выполненных дела из этого списка обеспечат вам 80% успеха, а остальные восемь — лишь 20%!

Карьера. Тайм-менеджмент. Важность минуты-2.

Чтобы маленькие промежутки времени были использованы с толком, нужно, прежде всего, помнить о том, что это возможно. То есть, нельзя забывать  о своей «Важной Задаче», нужно быть готовым в любой подходящий момент совершить что-нибудь, направленное на ее решение. Для этого подготовьте себе «напоминалки», что-нибудь вроде листочка с соответствующим призывом, приклеенного на видном месте.

    Такой подход к использованию кратких промежутков времени имеет, по крайней мере, два серьезных достоинства.

      Во-первых, вы не даете впустую пропадать минутам: вроде бы, одна, две или даже пять минут — пустяк, но именно из них складываются довольно значительные количества полезного или, наоборот, бесполезного времени.

   Во-вторых, эта «мелочевка» поддерживает вашу мотивацию, оптимизм и веру в успех. Вы видите — вот сделан еще один, пусть и крошечный, шаг в нужном направлении, вот удалось еще немного приблизиться к цели.

     Реализация глобальных планов растянута во времени, и немало воды утечет, прежде чем вы получите возможность ощутить  результат. А при выполнении мелких дел, требующих минимальных затрат времени, вы практически сразу можете его оценить и почувствовать, что вы действительно совершили нечто полезное.

Карьера. Тайм-менеджмент. Важность минуты

  «Путь в тысячу ли начинается с одного шага»,- сказал китайский мудрец. Предположим, у вас есть важная задача, и, несмотря на все усилия по планированию, вы не удовлетворены темпами, которыми вы к ней приближаетесь. Времени, отведенного для работы над этой важной задачей, вам все равно не хватает.

  Где искать дополнительные ресурсы? Они у вас под рукой. Это те  минуты, маленькие  перерывчики, небольшие зазоры между прочими делами. Не отвергайте их с презрением, считая,  что эти песчинки времени не могут быть полезны для достижения вашей цели. Кроме того,  помимо уже привычного планирования, подумайте еще вот над каким вопросом: какие мелкие, совсем непродолжительные действия могут помочь вам приблизиться к цели?

  К примеру, если ваша цель состоит в том, чтобы улучшить свое самочувствие и физическую форму, то, помимо  серьезных мероприятий — занятий в тренажерном зале, утренней зарядки и вечерней пробежки, — вы можете включить в свой ежедневный распорядок и несколько очень простых упражнений, почти не требующих времени или совместимых с другими делами. Это могут быть дыхательные упражнения, гимнастика для лица, индийские мудры  и т. д. Если вы изучаете иностранный язык, то за минуту можете повторить пять новых слов. Или сделать важный звонок.

Карьера. Тайм-менеджмент. Время ожидания

 Каким бы прекрасным не было ваше расписание, вы все равно будете попадать в ситуации, когда приходится чего-то ждать. И это время можно использовать с немалой пользой для себя. Главная трудность здесь в том, чтобы суметь расслабиться и переключиться с переживаний по поводу «пустой траты времени» на полезную деятельность.

 Итак,  у вас есть масса вариантов с  удовольствием потратить время ожидания (в очереди, перед закрытой дверью кабинета и т. д.). И, возможно, самое полезное занятие  — это обучение релаксации, т.е. мышечному и психическому расслаблению.

 Советы по релаксации — отключить телефон, избавиться от любых возможных помех, включить тихую музыку — словом, полностью отгородиться от суетного окружающего мира далеко не всегда выполнимы.  И что же, так и проводить жизнь в напряжении, мчаться, подобно белке в колесе, покуда хватит сил? Конечно, нет! Вам придется исходить  из тех возможностей и тех условий, которые имеются в вашем распоряжении. Но,  за исключением требований к окружающей обстановке, все остальное  вполне вам по силам даже тогда, когда вы ждете в очереди.

  Проблему подходящей музыки легко решить с помощью плеера и наушников. Мышечная релаксация — не физкультура, поочередно расслаблять мышцы можно незаметно для окружающих, так что вы не привлечете к себе ненужного внимания. Собственно, единственным условием, необходимым для эффективного использования времени ожидания, является следующее: вы должны правильно сформулировать свою задачу.  Помните, что одно дело — сказать: «Этот час сидения в очереди — ужасная, бессмысленная потеря времени!», и совсем другое — «Это час моего личного времени, мой золотой запас! Как хорошо, что он у меня появился — я как раз могу заняться тем, чего никак не успевал в течение дня!»

Чувствуете разницу? Это разница между мышлением пассивного человека, сдающегося под властью обстоятельств, и человека активного, творческого, готового взять управление своей жизнью в свои руки.

Карьера. Тайм-менеджмент. Перерывы-3

Равным образом вы можете использовать  с толком и те промежутки «пустого» времени, которые возникают на протяжении дня. Взять тот же «перекур», который воспринимается многими как символ безделья и отлынивания от рабочих дел.
Можно, конечно, держать себя в «ежовых рукавицах» —  заставлять сосредоточиваться на деле, несмотря на то, что вам ужасно хочется отложить работу и устроить себе пятнадцатиминутный отдых. Но пользы-то от этого будет немного … сконцентрировать мысли,  устремившиеся к заветной курилке, на деловой задаче, все равно не удастся, и вы просидите над заданием намного дольше, чем было запланировано.
Поэтому смело вставайте и объявляйте себе желанный перекур. Но не теряйте это время попусту: захватите с собой телефон и совершите пару звонков, запланированных на сегодня. Или возьмите ежедневник и еще раз просмотрите расписание: по ходу дела можно подвести какие-то промежуточные итоги, подправить что-то в планах на вторую половину дня. Или хотя бы просмотрите  газету. Словом, совмещайте приятное с полезным.

 А сколько всего можно успеть за время большого обеденного перерыва! Помимо всего прочего, вы можете, например, пригласить на обед кого-нибудь из сотрудников или партнеров, чтобы обсудить важные вопросы, или встретиться с другом.
Может быть, «серьезный» прием пищи в середине дня вам вообще не нужен, и вы ходите обедать только по привычке, потому что «так положено и все так делают »? Нет ли у вас возможности и желания провести этот свободный час как-то иначе? Если, например, в двух минутах ходьбы от вашего офиса расположен бассейн, не попробовать ли заменить обед плаваньем?
Если это соответствует вашему личному графику работоспособности, можно и вовсе отказаться от обеденного перерыва, получив возможность   на час раньше покидать рабочее место. Главное — не идти на поводу у сложившихся привычек, трезво и критически рассмотреть каждую из них, задаваясь вопросом: «Как еще я могу использовать это время?»

Карьера. Тайм-менеджмент. Перерывы-2

Вместо того чтобы упрекать себя за утреннюю вялость и тратить силы на бесплодные попытки «исправиться», смиритесь с тем, что первый час нового дня у вас — нерабочий, и подумайте, что хорошего вы можете извлечь из этого отрезка времени. Вы с удивлением обнаружите, что, несмотря на сонливость и вялость, успеть можно многое. Прежде всего, можно освоить несколько упражнений, из тех, что выполняют прямо в постели, еще не до конца проснувшись. Это может стать прекрасным началом дня для всех, кому трудно проснуться.  Можно во время сборов послушать музыку или аудиокнигу, одним глазом посмотреть утренние новости по телевизору. Если вы точно знаете, что в любом случае просидите за столом с чашкой кофе в руках не меньше двадцати минут, — запаситесь книжкой или газетой. Вы все равно тратите это время — скорее всего, на упреки, адресованные себе, но все равно не можете заставить себя подняться.

 Что ж, признайте этот факт: так, видимо, устроены ваши внутренние часы. Ваш организм  нуждается в этих двадцати минутах неподвижности в начале каждого нового дня. В ваших силах использовать это время с толком: читайте, делайте упражнения, размышляйте. И не отвлекайтесь каждую минуту, чтобы посмотреть на часы и ужаснуться — ах, сколько времени прошло! Оно же прошло не впустую — вы заняты нужным или, по крайней мере, приятным делом.
По крайней мере, вы начнете рабочий день с приятным чувством — только-только встали, а уже успели что-то сделать!