Карьера. Тайм-менеджмент. Что мешает эффективно тратить время-2

— Трудность с определением приоритетов.

Эта проблема имеет непосредственное отношение к постановке целей и планированию необходимых задач.  Если вы обнаружили, что в вашем маленьком личном хаосе повинна именно неспособность определить, за какие дела следует браться в первую очередь, или же вы вообще утратили перспективу и перестали понимать, зачем вы вообще что-то делаете, вспомните о своих целях.

 — Неспособность отказать в просьбе.

   Проблема, многим знакомая не понаслышке! Броде бы и продумаешь все, и в целях с задачами порядок наведешь, и расписание себе составишь. Но тут же начинается: коллега попросил подменить его «на пару часиков», начальник внезапно подкинул еще несколько дел — «конечно, в ваши обязанности это не входит, но вы уж отнеситесь с пониманием … это очень срочно! Потом позвонил старинный приятель и настойчиво звал на вечеринку…

   Между тем коллега, отлучившийся на пару часиков, отсутствует уже половину рабочего дня, и вы все это время пытаетесь заниматься и своими, и его делами. И тут, конечно, звонит  супруга и сообщает вам, чем, по ее мнению, вы должны заниматься сегодня вечером …

   И вы покорно киваете, и каждому из своих собеседников уныло говорите: «Да-да, конечно!», — и думаете, как все это совместить?!

  Как успеть выполнить все свои обещания и при этом хоть немножко придерживаться того прекрасного плана действий, который вы выработали для себя накануне вечером, когда вам вдруг почему-то показалось, что мир устроен разумно?

Карьера. Тайм-менеджмент. Что мешает эффективно тратить время

  Итак, что же мешает вам расходовать свое время самым разумным образом? Для того чтобы вам было удобнее работать, вы можете на основе своих измерений составить отдельный список  помех и препятствий, что отнимают у вас полезное время. Разумеется, мы исходим из уверенности в том, что вы вели свой хронометраж честно и добросовестно. Это означает, что в ваших записях зафиксированы не только случаи, когда вас отвлекали от работы некие сторонние силы (будь то люди или обстоятельства), но и те ситуации, когда отвлекались вы сами.
Помимо помех, отвлекающих вас от работы, существуют и ошибки в организации ежедневных дел. Скорее всего, вы найдете их в этом списке, но не исключено, что к этому прибавятся ваши «фирменные» недочеты.
Что чаще всего мешает:
— Выполнение нескольких дел одновременно.  Это, наверное, самая распространенная проблема занятых людей. Все с детства знают пословицу про двух зайцев, но все равно продолжают гнаться за ними ! И результат, конечно, оказывается вполне предсказуемым: из десятка одновременно начатых дел в лучшем случае доводятся до конца два-три, остальные же «повисают» на разных стадиях незавершенности.

 — Отсутствие плана действий. На первый взгляд, это явление противоположно предыдущему, но, в сущности, они неразрывно связаны друг с другом. Если вы не продумали и не спланировали свою деятельность разумным образом, а просто с энтузиазмом набрасываетесь на каждую новую проблему, встающую перед вами, то в результате получается следующее: дело, которым вы занимались, приходится  отложить, чтобы «наброситься» на другое, только что появившееся.
Если над вами довлеет необходимость выполнять сразу несколько одинаково важных задач, вы то и дело откладываете работу над одной, чтобы переключиться на другую, и в итоге все они остаются нерешенными.
Впрочем, есть и другие причины отсрочек: возможно, проблема, которую вы пытались решить  без предварительного обдумывания, показалась вам  слишком сложной, и именно возникшие трудности заставили вас отложить  решение … на неопределенный срок.
Так или иначе, важно понимать: все начатые и незавершенные дела — все те же «черные дыры», в которые утекает ваше драгоценное время. Даже если вы, вроде бы, не тратите на них ни минуты, само их существование заставляет вас то и дело отвлекаться от своей деятельности. Вы становитесь более рассеянным, встревоженным, вам труднее сосредоточиться.
Психологи давно установили: незавершенные действия притягивают к себе наше сознание и наше внимание, напоминают о себе до тех пор, пока не будут доведены до логического конца.

Карьера. Тайм-менеджмент. Учет времени -4

 По поводу количества категорий, на которые вы будете разделять все свои дела, дать какие-то однозначные  рекомендации сложно. Тут все зависит от ваших особенностей и предпочтений, от того, насколько тщательно и дотошно вы стремитесь подсчитать свои временные затраты. Многое определяется и тем, какой именно деятельностыо вы занимаетесь.

   Но здравый смысл подсказывает, что категорий все-таки не должно быть ни слишком мало, ни слишком много. Что это может означать на практике? Например, если вам ежедневно приходится  много читать, просто «чтение» может показаться слишком общей категорией, и целесообразно выделить такие более точные понятия как «чтение специальной литературы» (и эта категория будет относиться к «работе»), «чтение художественной литературы» (что является  отдыхом), «чтение прессы» (а это, в зависимости от вашей конкретной ситуации, может быть и «отдыхом»,  и «работой»). Но вот подразделять «художественную литературу» на «детективы», «фантастику» и т.п. нет необходимости,  ибо такие подробности не имеют принципиального значения в процессе учета времени, лишь заставляя вас выполнять  дополнительные подсчеты потраченного времени. Другое дело, если ваша работа каким-то образом связана именно с литературой — вы являетесь критиком или редактором, занимаетесь исследованием книжного рынка. Тогда жанр прочитанного может иметь для вас серьезное значение…
Итак, вы в течение нескольких дней вели учет своим делам, записывая в таблицу, как именно вы проводите время. Потом, проанализировав полученный список дел, разнесли их по нескольким категориям. Очевидно, что теперь можно подвести некоторые итоги: подсчитать, сколько часов в день вы проводите с реальной пользой, а сколько тратите впустую. Как мы уже говорили, в большинстве случаев первые результаты такого подсчета немного обескураживаю …

Карьера. Тайм-менеджмент. Учет времени -3

К сожалению,  сам по себе хронометраж еще  не является «системой учета времени». Человек, выучивший  таблицу умножения, не может с уверенностью  сказать о себе, что знает математику. Аналогично  человек, ежедневно фиксирующий все свои временные «расходы», не может утверждать, что он таким образом навел полный порядок в делах и установил строгий контроль за расходованием своего времени.
Проследить, на что именно и сколько времени вы тратите каждый день, — значит, получить материал для размышлений, данные для вдумчивого анализа. А затем  на основе этого анализа можно будет выработать некий план действий, продумать необходимые усовершенствования в том образе жизни, который пока что является для вас привычным.

 После того как вы получите не приблизительное, а вполне отчетливое представление о том, куда уходит ваше время, определив всевозможные «черные дыры», затягивающие в себя минуты, часы, а то и целые дни, вы сможете обнаружить новые возможности для осуществления своих планов.
Что же касается хронометража, то  каждый человек, всерьез подошедший к этому вопросу, создает свою собственную систему, наиболее для себя удобную. Поэтому подобных систем существует великое множество! Различия между ними, как правило, касаются в основном принятых условных обозначений, методов фиксации, оформления и некоторых других деталей. Сам принцип контроля остается более или менее неизменным.
Для начала вы можете составить совсем простенькую табличку:
Начало         Окончание                    Занятие                        Продолжительность  

Заполняйте ее на протяжении двух-трех дней. После этого выделите несколько категорий дел, например: «переговоры», «работа в Интернете», «деловые поездки»  и т. п. Сразу могут возникнуть два вопроса: с какой точностью учитывать время и сколько категорий выделять? Что касается точности, поступайте так, как вам будет удобно, но все-таки учитывайте хотя бы часы. Вообще,  для достижения  значимого результата желательно все-таки учитывать свои «расходы» более тщательно. Мало кто способен контролировать свою деятельность с точностью до минуты, но 15 минут — достаточно реальный показатель. Кстати, обычно люди, занимающиеся хронометражем, вводят свои личные единицы измерения: скажем, 15 мин = 1 у. е. времени.
Получаемые в ходе хронометража показатели можно округлять до этих «у. е.», и все дальнейшие подсчеты и расчеты ведутся уже в этих новых единицах — получается удобнее,чем  подсчитывать каждую минутку. Понятно, что обобщать и анализировать данные тоже удобнее, имея дело с некими целыми числами.

Карьера. Тайм-менеджмент. Учет времени

  Прежде чем приступить непосредственно к планированию и распределению своих дел, вам необходимо выяснить, на что  вы тратите то драгоценное время, которого вам так не хватает. Кстати, многие люди  считают, что тайм-менеджмент как раз к этому и сводится: жизнь с постоянной оглядкой на часы, строгий  учет каждого шага.  На самом деле, это только первая ступень в управлении временем.
Попытки оценить временные затраты примерно, «на глазок» не принесут вам желаемого результата. Даже есливы гордитесь своим чувством времени, факт остается фактом: подсознание играет с нами в свои хитрые игры, и вы в любом случае будете невольно искажать реальное положение дел. Об этом говорят все люди, изучавшие тайм-менеджмент.  Практически все их рассказы  начинаются с одного и того же: «Я начал записывать, на что именно и сколько времени я трачу каждый день — и пришел в ужас!» Подобная проверка всегда обнаруживает, что под постоянной загруженностью и якобы непрерывной «полезной» деятельностью скрываются огромные «провалы»  времени.
Если в результате своих наблюдений вы обнаружите, что действительно полезное время, т. е. то, что потрачено на протяжении дня с толком, составляет часов пять-шесть, можете искренне гордиться собой! Далеко не все люди могут продемонстрировать такой приличный  результат…

 Надо сказать, что эта процедура — подсчет времени хотя бы на протяжении нескольких дней — обычно служит сильнейшим стимулом к дальнейшей работе по упорядочиванию своего расписания. Результат хронометража оказывается столь впечатляющим, что становится окончательно ясно — так жить нельзя! Одно дело — просто страдать от нехватки времени, другое — наглядно убедиться в том, что большая часть драгоценных часов тратится впустую.
Однако  хронометраж — не такое простое дело, как может показаться. Увы! Зачастую люди, исполненные самых благих намерений и вроде бы искренне желающие навести наконец порядок в хаосе своих ежедневных хлопот, по каким-то загадочным причинам так и не продвигаются дальше заветных строчек: «8.00 — проснулся, 8.30 — выехал на работу …»  А дальше, конечно, эта самая работа подхватила, закружила, и о похвальном решении фиксировать все дела на протяжении дня бедняги вспоминают лишь для того, чтобы прибавить еще одну строку: «23.00 — лег спать»…

Карьера. Как все успеть

   Разумеется, помимо работы над поставленными целями, у каждого из нас есть еще масса ежедневных дел, не связанных с этими определенными ориентирами, но, тем не менее, необходимых. Это и «текучка» на работе, и такие неизбежные занятия как прием пищи, домашние дела, походы по магазинам, сон, поездки … Список вы можете продолжить сами. Все это не является работой в строгом смысле этого слова. Тем не менее, большая часть нашего времени, как правило, уходит именно на эти дела и делишки.
Возможно, что все советы по управлению временем  показались вам начисто оторванными от реальности, в которой вы существуете день за днем. Быть может, они даже вызвали у вас  раздражение.
В самом деле, большие цели, заветные мечты, пути их осуществления — все это прекрасно, но каждый ли может втиснуть эту глобальную работу в ежедневную рутину, подчас накрывающую нас с головой? Ведь проблема, как правило, заключается в том, что не хватает времени на выполнение даже обычных дел. А тут вам предлагают увеличить нагрузки, добавить ко всему немалому объему задач и обязанностей еще и какие-то важные цели! Звучит красиво, но вопрос-то остается прежним: как все это успевать? Действительно, проблема заключается в том, что цели, которые вы сформулировали для себя сегодня, никак не отменяют тех обязательств, которые вы взяли на себя вчера; месяц или год назад.

       Есть занятия, которые являются необходимостью   на протяжении всей жизни: таковы, конечно, сон и прием пищи, общение с близкими и т.д. Добавим сюда и неизбежные случайные препятствия,  не поддающиеся планированию: от неожиданно приехавших гостей до  сломавшейся машины. Влияние других людей тоже далеко не всегда поддается нашему контролю: вас могут попросить о чем-то (или, если речь идет о начальстве, попросту приказать вам), чего вы не вносили заранее в ваш ежедневник … Словом, каждый день и каждый час чреват неожиданностями, незапланированными расходами времени.
Нарисованная нами картина могла бы охладить пыл любого человека, пожелавшего навести порядок в собственной жизни, если бы не одно «но» … В мире  существует  множество людей, научившихся-таки справляться с подобными трудностями. Попробуйте вспомнить своих знакомых, родственников, коллег. Наверняка среди них обнаружится хотя бы один человек, очевидно отличающийся большей организованностью и работоспособностью, чем вы. Ну, а если это удается  кому-то другому, значит, под силу и вам.
Несмотря на то, что все люди разные, обладают разным характером и способностями, все мы похожи в одном: каждому из нас есть к чему стремиться, каждый обладает огромным потенциалом сил и способностей! Эту истину  доказывает каждый человек, решивший взять собственную жизнь в свои руки, поставивший перед собой цель — добиться большего. Способы достижения этой цели у каждого свои, но возможности, есть у каждого.