Карьера. Тайм-менеджмент. Составление расписания-6

Наверное, каждый из нас знаком с этой проблемой: «У нас такой же рабочий день, как у вас! », — говорят нам сотрудники жилконтор и паспортных столов, банковские служащие и врачи в поликлинике… Хорошо хотя бы то, что магазины не закрываются в 18.00 и открыты по выходным. Ничего не поделаешь. Возможно, налоговая инспекция когда-нибудь и станет работать круглосуточно, но на паспортный стол в этом смысле надежды нет никакой… Поэтому нам, так или иначе, приходится составлять свое расписание с учетом не только собственных потребностей, но и с оглядкой на объективную реальность.
Прежде чем вы запланируете визит к стоматологу, нужно позвонить по телефону и договориться о точном времени посещения. Прежде чем соберетесь в какую-нибудь контору за нужной справкой, необходимо выяснить расписание работы данного учреждения.

 Казалось бы, все это — прописные истины, но на практике почему-то о них слишком часто забывают. Львиная доля потраченного впустую времени приходится именно на такие ситуации: нужного человека не было в нужное время на месте.
Людям, которые постоянно наступают на эти грабли, только кажется, что от них здесь ничего не зависит. Конечно, какая-то доля случайностей все равно остается в любом, самом продуманном плане. Но этот процент можно и нужно сводить к минимуму. У вас всегда под рукой телефон — позвоните и уточните, прежде чем бежать.
Не стоит начинать рабочий день с проверки почты, если вам нужно пообщаться с сотрудниками или с руководством. Почта никуда не убежит, а вот люди вполне могут если не уйти,  то, по крайней мере, с головой погрузиться в свои собственные дела, и вам будет значительно труднее организовать деловой разговор.
К сожалению, мы далеко не всегда готовы встать на точку зрения другого человека. Когда мы планируем свое время, мы забываем о том, что тем же самым заняты и окружающие. Между тем любой пункт расписания, связанный с другими людьми, нужно оценивать с двух сторон: не только «когда мне удобнее всего этим заниматься?», но и «когда мои партнеры будут готовы  заняться этим делом?».

31Карьера. Тайм-менеджмент. Скрытые резервы времени.

Если вы добросовестно вели учет своего времени и успели хорошенько поработать над составлением расписания, то наверняка определили немалое количество «черных дыр» — минут и часов, потраченных напрасно. Это и есть те скрытые резервы, которые вы можете перевести из графы «убытки» в графу «прибыль », добавив к своему полезному времени.

 Есть несколько секретов, позволяющих эффективно использовать то время, которое до сих пор уходило в никуда. По мере того, как вы будете все лучше организовывать свою деятельность, вы обнаружите, как развиваются ваши творческие способности. Хорошо организованная жизнь дарит нам ощущение внутренней свободы. Когда вы чувствуете, что с ваших плеч исчезает груз не исполненных обязательств, незавершенных дел и нерешенных задач, у вас появляется возможность шире взглянуть на мир, глубже задуматься над вопросами, на которые раньше не хватало времени. Благодаря развитию творческого мышления вы сможете самостоятельно находить все больше оригинальных решений — в том числе и тех, что имеют отношение к управлению вашими делами и вашим временем.

И потому к предложенным ниже способам использования «бесполезного» времени вы непременно начнете добавлять и свои «фирменные рецепты». А пока, для того чтобы запустить этот процесс, попробуйте воспользоваться уже известными методами.

Карьера. Тайм-менеджмент. Составление расписания-7

   Возможно,  вы знаете, что ваша работоспособность неодинакова в разное время суток. И это тоже крайне желательно учитывать при составлении расписания. К сожалению, многие занятые люди обращают слишком мало внимания на собственные самочувствие и биоритмы.

      У многих есть привычка — работать с девяти и «до упора». Многие даже не имеют представления о том, кем на самом деле являются: «жаворонками» или «совами». Классический случай: человек, сильно загруженный делами, вкалывает до глубокой ночи, стараясь успеть сделать все, что только возможно, и не позволяя себе расслабиться, пока все необходимые дела не будут закончены. Конечно, он не высыпается, устает, наутро страдает от головной боли, слабости, общего ощущения разбитости. И делает из этого следующий вывод: «Я — «сова»! Я очень плохо себя чувствую, когда встаю
рано!»
А в действительности он, может быть, как раз жаворонок. Только не успевает  выяснить это. Но если в один прекрасный день он все-таки принимает волевое решение —  в восемь часов вечера решительно откладывает в сторону все дела, а в десять ложится спать,  начинаются чудеса. Он легко просыпается не в половине девятого, а в шесть. И при этом чувствует себя более чем прилично. И обнаруживает в себе достаточно энергии, чтобы приступить к новому рабочему дню.
Попытки действовать наперекор своим естественным ритмам никогда не доводят до добра. Конечно, можно искусственно взбадривать себя литрами кофе или крепкого чая. Такая стимуляция может на некоторое время повысить работоспособность. Но, к сожалению,  за искусственно вызванным подъемом  следует более глубокий и длительный упадок сил. Поэтому лучше все-таки не пытаться «переломить» себя, а научиться жить в гармонии с собственным телом.

Карьера. Тайм-менеджмент. Составление расписания-5

Еще одна отличительная черта хорошего расписания состоит в том, что оно не является чрезмерно жестким. В нем есть несколько «окон». Понятно, что как бы хорошо вы ни спланировали свой день, вы не застрахованы от неожиданностей: внезапно у вас могут появиться какие-то незапланированные, но действительно неотложные дела. Кроме того, и в ходе выполнения своих  дел, вы можете столкнуться с препятствиями, не поддающимися вашему контролю. Если расписание составлено жестко, в нем нет никаких свободных промежутков, любой сбой в программе может пустить под откос весь тщательно продуманный день.

Помните, что  время — субстанция непрерывная. Опоздание на пятнадцать минут утром сдвинет все дела, назначенные на день, и дальше нарушения расписания будут нарастать, подобно снежному кому. В результате вы опять окажетесь в хаосе невыполненных  дел.

Чтобы избежать этого, заранее учитывайте возможность подобных ситуаций.  Одного лишь обеденного перерыва на целый рабочий день мало. Оставляйте «окошки» свободного времени между разными делами. Это не означает, что, назначив себе «окно» на 16.00, вы только тогда и сможете его использовать.  Просто вы знаете: у вас есть свободные полчаса. Возможно, необходимость в этих тридцати минутах возникнет у вас еще утром, когда к вам придет важный посетитель. Прекрасно! У вас есть время на встречу с ним, а запланированные на этот период дела вы немного сдвинете, воспользовавшись наличием «окна».

Как правило, специалисты по тайм-менеджменту советуют отводить на «окна» 40% общего рабочего времени. Вам кажется, что этого много? На самом деле, соотношение «60: 40» является совершенно реалистичным. Ведь эти 40% «свободного» времени вы тоже в результате потратите на работу.

 Эти часы представляют собой необходимое вам пространство для маневра, служат гарантией тому, что вы не окажетесь погребенными под лавиной срочных дел. Возможно, поначалу вам будет сложно планировать время так, чтобы соблюдалось указанное соотношение: будучи занятым человеком, вы будете до предела заполнять свой рабочий день необходимыми ·делами. Тем не менее, всеми силами стремитесь к тому, чтобы уместить все запланированное именно в 60% рабочего времени. С каждым днем приближайтесь к этой цели. Обращайте внимание на приоритетность задач, безжалостно избавляйтесь от ненужных пунктов в своем расписании; не забывайте делегировать свои полномочия, поручать дела другим людям.

Карьера. Тайм-менеджмент. Составление расписания-4

Поясним на конкретном примере: если после «важной работы» назначено совещание, на которое вы заранее приглашаете десяток сотрудников, вы не сможете позволить себе опоздать на это совещание. Следовательно, есть вероятность, что работу над приоритетной задачей придется прервать именно в тот момент, когда это крайне нежелательно. Расположив дела в таком порядке, вы лишаете себя пространства для маневра.

     Если же после «главной задачи» вам предстоит проверять почту, вы можете немного сдвинуть свой график. Постепенно, пробуя разные варианты и передвигая пункты в своем расписании, как кусочки головоломки, вы сумеете сложить правильную картинку. Проведенный учет времени позволяет вам увидеть возможные «перекосы» в вашем образе жизни. Впрочем, если какая-то сфера деятельности значительно «перевешивает» другие, вы наверняка прекрасно знаете об этом и без точных измерений времени. Но, если вы вели учет своим делам, то результаты, изложенные в письменном виде, дают вам более наглядную картину.

Слишком много работы и совсем мало занятий спортом? Долгие часы сидения за компьютером и нехватка времени на общение с семьей? Это серьезный повод для того, чтобы хорошенько поработать над своим расписанием, привести свои дела в большее равновесие.

       Пока вы пытаетесь планировать дела «на глазок», вам, скорее всего, не удается добиться этого равновесия. Возможно, вам знаком  закон Паркинсона: любая работа занимает все отведенное на нее время. То есть, независимо от того, сколько времени на самом деле требуется на выполнение той или иной задачи, вы можете сидеть над ней до бесконечности, если не поставите себе четкие временные рамки. Поэтому старайтесь вводить какие-то ограничения.

      Поверьте, это только кажется, что у вас совсем нет времени на общение с семьей. Если вы заранее, в воскресенье вечером отметите в своем расписании несколько «семейных мероприятий», ваша работа ничуть не пострадает! Просто она перестанет вас затягивать, призывать к рабочему столу или к компьютеру, когда в этом нет острой нужды.  До тех пор, пока вы пассивно ждете «просвета» в делах, ситуация будет оставаться прежней. Никакой «просвет»  сам по себе не возникнет, всегда найдутся еще какие-то дела, срочные и не очень, важные и ненужные.

      Вопрос  в том,  имеют ли они для вашего благополучия большее значение, чем прогулка с детьми или вечер, проведенный с любимой женой? Зачем поддаваться на любые стимулы извне? У вас есть цели, приоритетные задачи, некоторое количество ежедневных рутинных обязанностей. И есть сферы жизни, которые не менее важны для вас, чем работа.

      Вы — хозяин своего времени, и это ваше право — распределять свои дела таким образом, который вы считаете оптимальным.

Карьера. Тайм-менеджмент. Составление расписания-3

 Поэтому при составлении расписания придерживайтесь основного принципа: начинайте с выделения достаточно больших отрезков времени на выполнение главных, приоритетных задач.Поначалу, пока вы еще не приобрели значительного опыта в управлении своими делами, лучше действовать с запасом. Возможно, вы будете отводить на свои главные задачи слишком много времени — но это лучше, чем наоборот.

  К примеру, вы можете установить для себя строгое правило: дважды в неделю, скажем, по понедельникам и средам, вы выделяете всю первую половину дня только для работы над своей приоритетной задачей. Благодаря тому, что время заранее выделено с запасом, неизбежные неожиданности, которые то и дело вторгаются в тщательно продуманный план, не нанесут серьезного урона вашей работе. Конечно, далеко не у всех и не всегда есть возможность так сразу выделить столь большое количество времени.
Что ж, если такая решительная перестройка привычного распорядка в вашем случае невозможна, начинайте с малого, выделяя на приоритетные задачи поменьше времени. Но придерживайтесь этого расписания очень строго!
Проанализируйте свой обычный, «среднестатистический» рабочий день, подумайте, на какое время лучше всего назначить работу над приоритетной задачей. За этой работой в расписании не должно следовать дело, которое нельзя будет отложить на чуть более поздний срок.