Карьера. Тайм-менеджмент. Перерывы

Планируя дела и составляя расписание, вы, прежде всего, распоряжаетесь своим рабочим временем. И как бы ни старался занятой человек уравновесить свою жизнь, выкраивая время не только для работы, но и для семьи, занятий спортом и прочими приятными вещами, все равно он может испытывать нехватку времени, предназначенного «для себя».

   Возможно, вы обратили внимание на то, что даже при более или менее тщательном хронометраже и вполне упорядоченном расписании какое-то количество времени остается у вас неучтенным.  Самый известный пример — время между утренним подъемом и выходом из дома. Чем вы занимаетесь на протяжении этого часа? Между прочим, многие люди не могут точно ответить на этот вопрос: время утренних сборов словно затянуто  каким-то туманом. Кое-кто умеет  собираться быстро и четко, совершая только необходимые действия и не задерживаясь на одном месте: умылся, оделся, позавтракал — и вперед, навстречу новому трудовому дню.

  Но, к сожалению, таких людей меньшинство. Гораздо чаще люди по утрам двигаются медленно, не сразу соображая, что именно собирались сейчас сделать, блуждают по квартире с рассеянным взором, долго пьют кофе … И, что немаловажно, благие намерения «взять себя в руки и собираться утром побыстрее» почему-то крайне редко воплощаются в реальные перемены. Многое можно изменить в себе, в своих привычках — но час (или хотя бы полчаса) после пробуждения остается некой «заветной территорией », неподвластной перестройке.

Карьера. Тайм-менеджмент. Скрытые резервы времени-4

Итак, третье правило таково: подготовьтесь к поездке; выберите оптимальный маршрут и вид транспорта.
Мы начали с того, что обратили внимание на внешние обстоятельства: необходимость планировать поездки на время, совпадающее с расписанием работы «принимающей стороны». Но не нужно забывать и про обстоятельства «внутренние». В какое время вам выгоднее совершать поездки? Вспомните о биоритмах, о подъемах и спадах своей работоспособности. Постарайтесь (в тех пределах, в каких это зависит от вас) планировать поездки таким образом, чтобы они не «захватывали» периодов наиболее плодотворной вашей деятельности. Если вам лучше всего работается во второй половине дня, то по делам лучше ездить утром.

 Если утро как раз занято увлеченной работой, то к середине дня вы можете почувствовать некоторый упадок сил — и здесь смена деятельности, поездка или даже пешая прогулка могут оказаться весьма кстати, чтобы проветриться и отдохнуть.
Словом, по возможности соблюдайте четвертое правило: планируйте поездки на наиболее выгодное для вас время.
Но, как бы разумно вы ни составляли свое расписание, остается еще и само время, проведенное в пути. Оно пока что является «черной вырой», но и это нетрудно исправить. «Дорожное» время можно и нужно наполнять ценным содержанием! Тут открываются широкие просторы для вашей фантазии. Самое простое, что можно предложить, — это, конечно, чтение (если вас возит общественный транспорт). Если вы за рулем, то читать, само собой, не сможете, но зато у вас есть возможность слушать. Так что вы можете, например, изучать в пути иностранный язык, прослушивая обучающие записи. Разумеется, именно во время пути вы можете продумывать свои цели и задачи, заниматься планированием и составлением расписания (только не забудьте потом, по прибытии в пункт назначения, записать результаты своих размышлений!). Итак, пятое правило рационального использования «дорожного» времени: наполните это время полезным содержанием.

Карьера. Тайм-менеджмент. Скрытые резервы времени-2

Время в пути. На поездки обычно уходит очень много времени, и, как правило, все эти часы списываются именно в графу «расходы». Попробуем изменить ситуацию.
Для достижения этой цели  нужно выделить и решить несколько задач. Во-первых, необходимо  сделать необходимые поездки действительно результативными. Если вы ездили по важному делу и дело это выполнили,  имеется  результат, хотя времени, потраченного на дорогу, конечно, жаль. А вот если, преодолев значительное расстояние, вы оказались перед запертой дверью (приехали не в приемные часы, или нужного вам человека не оказалось на месте) или добились цели, но лишь после долгого  ожидания в очереди — ваши потери времени значительно увеличиваются.
Поэтому первое правило: заранее планируйте  свои поездки (уточняйте режим работы интересующих вас учреждений и людей, договаривайтесь о встрече в определенный час и т. п.)

 Впрочем, это правило соблюдает, пожалуй, большинство из нас. Следующая задача, несмотря на примерно такую же очевидность, часто оказывается более трудной. Составив расписание на предстоящую неделю, посмотрите на него критически и задумайтесь: действительно ли вам так нужны  все те деловые поездки, которые вы запланировали? Возможно, вы действовали по привычке.
А теперь попробуйте взглянуть на эту привычку свежим взглядом и задайте себе несколько вопросов. Нельзя ли решить некоторые проблемы без личной встречи — по телефону или электронной почте? Нельзя ли поручить некоторые поездки кому-то другому (разумеется, без ущерба для дела и для расписания этого другого)? Может быть, есть возможность обратиться в службу доставки? А некоторые деловые встречи перенести с территории партнера или клиента на вашу территорию?
После того, как вы ответите на эти вопросы, избавившись от части лишних поездок, постарайтесь более рационально распределить по времени оставшиеся.

Карьера. Тайм-менеджмент. Скрытые резервы времени-3

Вооружившись картой города, тщательно спланируйте те поездки, которые в любом случае придется совершить. Помните, привычка может привести к серьезным потерям драгоценного времени! Возможно, визиты, запланированные на разные дни, на самом деле можно совместить, проложив удобный маршрут от одной точки назначения до другой? Например, если вы обнаружили, что в соответствии с вашим расписанием вам предстоит три дня подряд ездить в один и тот же район города, но по разным делам, подумайте: нельзя ли выделить на все три дела побольше времени в один из дней — и разом поймать трех зайцев вместо одного?

 Скорректировав таким образом свое расписание, вы выполнили второе правило: по возможности сокращайте количество поездок, оставляя лишь действительно необходимые.
Следующая задача тоже очень проста. Для того чтобы время было потрачено не впустую, к поездке нужно подготовиться. Помимо уточнения расписания и приемных часов «принимающей стороны», вам нужно подготовить необходимые документы, продумать план беседы и т. д. Если вы едете в какое-то место впервые, заранее посмотрите карту и или уточните у знающих людей, как быстрее всего добираться в нужное вам место. Подумайте и о том, какой вид транспорта окажется в данном случае наиболее подходящим. Если вы привыкли всегда и всюду ездить только на своей машине, убедитесь, что и на этот раз такой способ передвижения оптимален. Если ехать придется вечером,  по перегруженным транспортом улицам, не лучше ли прокатиться на метро?

Карьера. Тайм-менеджмент. Составление расписания-9. Подведение итогов

И еще одно важное замечание! В конце дня обязательно подводите итоги. Это необходимо, чтобы вовремя вносить коррективы в расписание.
Скорее всего, не все пункты вашего ежедневного плана удается выполнить. Остаются неизбежные «хвосты». Один из ключевых секретов хорошего расписания и эффективного управления временем в целом — рациональный подход к таким «хвостам». В конце недели просмотрите свои ежедневные записи, обращая особое внимание на те дела, которые так и остались незавершенными или даже не начатыми. Мы уже говорили о негативной роли таких «залежей» — дел, исполнение которых отложено на неопределенный срок.

 Как можно поступить с подобными «хвостами»? Возможно несколько вариантов. Иногда за прошедшее время задача теряет свою актуальность. Бывает и наоборот —  она по-прежнему сохраняет свою важность. Подумайте, что мешало вам выполнить это дело на протяжении рабочей недели, и при необходимости переведите его в разряд приоритетных — начните именно с него составление расписания на следующую неделю.
А, может быть, неуспех в выполнении этой задачи свидетельствует о том, что она была попросту лишней: вы внесли ее в свой план по каким-то причинам, которые не так уж и важны?
Помните правило «пяти минут»? От лишних дел нужно избавляться решительно и безжалостно! Если вы честно признаетесь себе, что и в ближайшие дни не готовы выделить время для этой задачи,  не стоит привычно вписывать ее в новое расписание «на всякий случай» — вдруг и до «хвоста» дойдут, наконец, руки? Если вы уже уверенно чувствуете, что этого не случится, — вычеркивайте этот пункт раз и навсегда! И конечно. завершая «разбор полетов », не забудьте похвалить себя за достигнутые успехи.
Вообще, приступая к работе над расписанием на следующую неделю, поразмыслите заранее — чем вы могли бы вознаградить себя за хорошую работу? Помните, что всякий  труд заслуживает награды. Например, вы можете сформулировать свои планы таким образом: если мне удастся составить хорошее расписание, следовать ему, и выполнить необходимую работу,  то появившееся свободное время я потрачу исключительно на удовольствия — встречусь с другом, или схожу с дочерью в кино, и т. д.

Карьера. Тайм-менеджмент. Составление расписания-8. Биоритмы

Попробуйте поэкспериментировать. Поменяйте местами некоторые пункты своего расписания, подвигайте назначенные дела, чтобы посмотреть: в какие часы вам лучше работается, а когда наваливается настоящая усталость так, что вы с трудом можете сосредоточиться и заставить себя действовать. Попробуйте лечь на час раньше или, наоборот, проснуться утром на час позже. Может быть, обеденный перерыв нужно устраивать не в два часа дня, а в полдень (если, конечно, у вас есть такая возможность). Словом, испытайте разные варианты организации своего рабочего дня и оцените, какой режим лучше всего отвечает потребностям вашего организма.

 Не переживайте из-за того, что от ваших экспериментов пострадает работа. Да, вы наверняка в эти дни немного выбьетесь из графика, но после того, как вы определите периоды своей наивысшей работоспособности, вы очень быстро наверстаете упущенное. У вас появится возможность оптимизировать расписание и работать более эффективно. Если вы знаете, что вpeмя наибольшей работоспособности приходится у вас на утренние часы, не «захламляйте» эту часть дня рутиной — не слишком значительными делами, которые вы можете выполнять привычно, автоматически, не уделяя им слишком большого внимания.  Используйте свои возможности и особенности наилучшим образом: утро посвятите плодотворной и вдумчивой работе над серьезными задачами, а «мелочевку» оставьте на послеобеденное время, когда энергии у вас поубавится. Тогда привычные и несложные дела придутся как раз кстати — ведь для того, чтобы разобраться с ними, от вас не требуется особого  напряжения.