Карьера. Тайм-менеджмент. Составление расписания-2

  Представим, что вашей приоритетной задачей является «работа над проектом». Это — очень важная и нужная задача, и для «владельца» расписания этот проект представляет большую ценность.  Но это только в теории.

   На практике в понедельник утром вы  приходите на работу; вы хорошо отдохнули и теперь полны энергии, новых идей и желания приступить к своему «Проекту». Но для начала вы  отвлекаетесь на проверку и обработку почты — так уж положено!

  Все мысли  sаняты «Проектом», вы  обдумываете какие-то детали работы над ним, и потому вам то и дело приходится усилием воли возвращать себя к тому, чем вы занимаетесь  в данный момент. Конечно, переключиться с размышлений о том, что вас действительно интересует, на рутинную процедуру обработки почты не так уж легко, и потому работа с корреспонденцией занимает немного больше времени, чем было запланировано в расписании, — скажем, не тридцать минут, а сорок.

   Десять минут — это, конечно, пустяк, но на следующий (и значительно более желанный) пункт плана осталось уже не полтора часа, а только час и двадцать минут. Тем не менее, вы  с воодушевлением приступаете к своему Главному Делу. Час с небольшим вы увлеченно работаете, у вас  возникают новые интересные идеи, требующие тщательного обдумывания или, наоборот, немедленного воплощения, но … звенит телефон: пора на совещание! С трудом оторвавшись от своего занятия, вы стараетесь быстро переключиться на новое дело.
Наверное, нет необходимости продолжать это описание. Вы и так понимаете, о чем тут речь, не правда ли? Оттого, что на решение главной задачи (та самая работа над проектом) выделено по полтора часа в день (а может быть, и больше), вы не приблизитесь к своей цели или же будете приближаться, но черепашьим шагом, страдая от этого вечного «не успеваю!».
И дело не в количестве часов, выделенных для дела, а в том, каким образом распределялись дела при составлении расписания. Выполнение важной задачи стоит в одном ряду с второстепенными делами, втиснуто между ними — и в результате оказывается потребен-ным под ежедневной «текучкой ».

Карьера. Тайм-менеджмент. Составление расписания.

Что учитывать при составлении расписания? Разумеется, планирование — это не построение воздушных замков. У этого процесса есть конечный результат, вполне материальный — это ваше расписание. Возможно, оно  будет записано в блокноте-ежедневнике. Может быть, вы оцените преимущества компьютерных про грамм, специально предназначенных для этих целей.

 Например, если вы используете «Outlook Express» исключительно как почтовую программу, настало время освоить и другие ее возможности — и вы получите в свое распоряжение достаточно удобный «органайзер».
Впрочем, какими бы средствами вы ни пользовались, главным остается все-таки вопрос о том, как составить хорошее расписание. Точного и единственно верного алгоритма, к сожалению, не существует.

 Ведь наиболее важное, принципиальное достоинство хорошего расписания заключается в том, что оно скроено точно по вашей мерке, отвечает именно вашим потребностям.
Но некоторые общие  соображения можно дать.  Как правило, новички в составлении   расписаний совершают одну ошибку. Они старательно начинают записывать: «9.00-9.30 — проверка почты. 9.30-11.00 — работа над проектом. 11.00- 12.00 — совещание …»

Это  — не что иное, как изложение той «текучки»,  которой человек и так занимается изо дня в день. Вы сидите, вспоминаете свои ежедневные обязанности и по порядку записываете их в ежедневник. Будет ли польза от такого расписания, можно ли, опираясь на такой план, ожидать каких-то  перемен к лучшему? Едва ли.
Ведь, скорее всего, именно так вы до сих пор и работали: шаг за шагом, от одного рутинного дела к другому, а что-то главное, самое важное всегда оставалось не законченным… Так начните же с этого главного!

 Приступая к составлению расписания, скажем, на неделю, первым делом расставьте в нем самые важные, первоочередные задачи. Несмотря на то, что вам действительно нужно ежедневно  проверять свой почтовый ящик и отвечать на письма, не начинайте работу над расписанием с этой рутинной процедуры. Начинать нужно с приоритетов — на то они и приоритеты.

Карьера. Тайм-менеджмент. Управляя своей жизнью-2

  То же самое мы должны делать при планировании любой своей деятельности. Мы оцениваем, сколько времени займет у нас то или иное дело. Если перед нами стоит совершенно новая задача, с которой мы никогда не сталкивались прежде, необходимо продумать, как именно ее решать и в какие сроки. В том случае, если способ решения не находится,  имеет смысл воспользоваться чужим опытом.  Благодаря консультации знающих людей мы можем получить хотя бы примерное представление о том, как нужно действовать и сколько времени это занимает.
Теоретически все знают, зачем необходимо планирование. Почему же на практике люди этого не делают? Основное возражение, как это ни забавно, заключается все в том же отчаянном протесте: «Но ведь на это совершенно нет времени!» То есть, вроде бы, в нагрузку к тем делам, которые вы и так не успеваете сделать, добавляется еще и  планирование. Тем не менее придется смириться с тем, что предварительное планирование — единственная возможность сократить временные потери.

   И вот что еще имейте в виду. Поначалу, когда вы только приступаете к изучению тайм-менеджмента, предварительное планирование действительно может занимать много времени. Но постепенно вы будете набираться опыта и этот процесс все в большей степени станет протекать автоматически: вам и в самом деле достаточно будет десяти минут утром или вечером, чтобы наметить основные моменты, все остальное планирование будет протекать в  «фоновом режиме».
Словом, тут все обстоит так же, как при обучении вождению автомобиля. Зачем, собственно, люди садятся за руль? Чтобы получить возможность быстрее и с большим удобством добираться туда, куда им нужно, чтобы перестать зависеть от капризов общественного транспорта.  Но начинается все не с «расходов»: приходится тратить время на то, чтобы научиться водить автомобиль, получить права. Да и первое время после получения прав … Водитель напряжен, едет медленно, выбирает улицы, где движение поспокойней. Словом, сначала еще нет никакой быстроты и самостоятельности. Но проходит какое-то время — полгода,  год, и человек уже почти не помнит своего напряжения, страха. Он действительно получает те преимущества, ради которых садился за руль.
Так же будет и у вас, если вы всерьез займетесь тайм-менеджментом. Но есть, между прочим, и приятное отличие от обучения вождению. Уже на начальных этапах, когда планирование еще будет занимать у вас порядочное количество времени, вы почувствуете преимущества нового подхода к делу. Вы будете успевать сделать больше, и с меньшим напряжением.  Благодаря планированию вы отчетливее видите  важные и срочные дела, а второстепенные и вовсе незначительные отметаете. И потому добиваетесь результата.

Карьера. Тайм-менеджмент. Управляя своей жизнью

 Представьте себя за рулем автомобиля. Вам нужно приехать в определенное место. Когда вы ведете машину, вы не думаете постоянно только о цели вашей поездки — вы просто знаете, куда двигаетесь. При этом вы обращаете внимание на сигналы светофора, знаки дорожного движения — то есть реагируете на частные стимулы, возникающие перед вами на протяжении всего вашего пути. Если вы обнаружите, что в каком-то месте дорога перекрыта,  вы на ходу измените запланированный маршрут, отправитесь в объезд и т.п. Увидев препятствие, перекрывающее вам дорогу, вы не вернетесь домой (не откажитесь от своей цели) и не будете двигаться напролом (например, не поедете по улице, где сняли асфальт и ведут ремонтные работы), а поищете другой путь.
Итак, водитель за рулем:
а) знает свою конечную цель и движется по направлению к ней;
б) быстро реагирует на изменения в окружающей обстановке — дорожные знаки, сигналы светофора, ситуацию на дороге;
в) практически на автомате управляет машиной;
г) ведет разговор с пассажиром, слушает радио или/размышляет о чем-то. Хороший водитель не чувствует себя за рулем напряженно, не тратит все силы лишь на то, чтобы управлять автомобилем — он находится в состоянии «расслабленного внимания»: слушая радио, он в любой момент готов отреагировать на сигналы извне и, конечно, держит в уме цель своей поездки.
По большому счету, это именно то, что требуется от нас и в жизни. Помня про цель  и двигаясь именно к ней, мы можем по ходу дела заниматься еще какими-то делами, а также соответствующим образом реагировать на новые условия, требования среды, изменяя в зависимости от них свой маршрут!

 Прежде чем водитель окажется за рулем движущегося автомобиля, он должен получить ответы на несколько вопросов. Прежде всего, куда и зачем он собирается ехать, как удобнее всего добираться ,туда, куда он хочет попасть.  Далее водитель должен быть уверен, что в машине достаточно бензина, а для этого он должен иметь представление о расстоянии, которое ему предстоит преодолеть, о расходе топлива у его автомобиля. Возвращаясь к тайм-менеджменту, мы можем сказать, что сходный круг вопросов мы решаем благодаря учету времени. В результате хронометража и анализа полученных данных мы имеем информацию о том, каков наш «расход топлива», т. е. сколько времени нам требуется на те или иные дела. Также мы обнаруживаем, что немалое количество часов и минут утекает в «черные дыры». Между тем, это — тоже время, наш резерв, который можно использовать эффективно.
Ответы на эти вопросы — уже и есть планирование. Что еще неплохо было бы узнать? Если водитель собирается ехать в знакомое ему место, он заранее знает, сколько времени займет поездка. Если впервые отправляется куда-то, то ему, разумеется, придется сначала ознакомиться с атласом дорог, чтобы определить свой маршрут. Возможно, этих сведений окажется недостаточно, и он посоветуется с людьми, уже совершавшими такое путешествие, — узнает у них путь, по которому лучше ехать, чтобы побыстрее добраться до места.

Карьера. Секреты хорошего планирования

Итак, мы научились ставить перед собой стратегические цели, формулировать конкретные задачи, распределять их по степени важности.  Кроме того, благодаря учету времени мы теперь знаем следующее. Во-первых, мы установили, сколько времени занимает у нас выполнение тех или иных дел. Во-вторых, выяснили, что именно мешает нам организовать свои дела оптимальным образом, выявили помехи, недочеты, определили «пожирателей времени». Наконец, мы узнали кое-что новое и о самих себе: в чем заключаются наши слабости и каковы наши сильные стороны, какими полезными знаниями и навыками мы обладаем. Все это, несомненно, составляет надежный фундамент, опираясь на который мы можем приступить к следующему шагу — планированию.

  Но не стоит рассчитывать: вот сейчас я возьму блокнот и ручку, тщательно проанализирую все свои записи — и составлю идеальное расписание, в котором не будет больше «черных дыр» и найдется время для всего, в соответствии с моими целями и задачами. Идеального плана не существует. Да и просто хороший план действий удастся создать далеко не с первой попытки.

 Более того: планирование — не разовая акция, которую достаточно проводить время от времени. Все люди занимаются планированием, так или иначе. Даже самые безалаберные и неорганизованные порой ощущают потребность каким-то образом спрогнозировать собственное будущее. Например, представляют себе, чем они займутся во время отпуска или как встретят Новый год … Это ведь тоже планирование! Но мы, конечно, говорим о другом. Для того, чтобы жизнь действительно изменилась к лучшему,  вы должны привыкнуть к тому, что планирование отныне станет не разовой процедурой, а постоянной.
В вашем расписании должен быть  отдельный пункт под названием: планирование. Скажем, по воскресеньям вы всегда выделяете один час на то, чтобы подвести итоги прошедшей недели, уточнить свои цели и задачи, а также распределить по степени важности дела на предстоящую неделю. Это — предварительное планирование. Кроме того, каждое утро вы посвящаете пятнадцать минут ежедневному планированию — составлению более конкретного плана своих дел с учетом возникающих каждый день обстоятельств, не упуская из виду стратегический еженедельный план!

   Но этого недостаточно. Впрочем, вы наверняка знаете это и по собственному опыту. Все течет, все изменяется — и каждый день ставит перед нами новые условия, новые проблемы, требующие своего решения. Нередко случается, что тщательно продуманный заранее план оказывается невыполнимым в каких-то деталях, а иногда и полностью. Главный секрет успеха — не в том, чтобы научиться составлять абсолютно надежные планы (ибо это невозможно), а в том, чтобы уметь  перестраиваться, при необходимости вносить нужные коррективы в свой план.

Карьера. Тайм-менеджмент. Что мешает эффективно тратить время-3

— Ожидание. Это те статьи расхода времени, которые люди, как правило, относят к «обстоятельствам непреодолимой силы». Автомобильные пробки, ожидание общественного транспорта, необходимость стоять в очередях или маяться в приемных в ожидании нужных нам людей — все это крадет у нас немыслимое количество времени! И именно эти явления мы обычно считаем совершенно неподвластными нашему контролю. Мы не можем ни ликвидировать многокилометровую пробку, ни заставить окружающих всегда находиться в нужном месте в нужное время.

Тем не менее, и эти «черные дыры» мы вполне можем, ну, если не «закрыть»  полностью, то, по крайней мере, существенно сократить в размерах.   
— Пожиратели времени. Под этим угрожающим названием мы подразумеваем все привычные действия, которые являются совершенно бесполезными и которые мы, тем не менее, совершаем день за днем: болтаем ни о чем, сидим перед телевизором, бессмысленно шатаемся по магазинам, «сидим» в Интернете и так далее …
Возможно, помимо этих общепринятых, у вас есть и свои, оригинальные способы тратить время впустую. Часто именно эти привычки с наибольшим трудом поддаются коррекции, поскольку механизм их «запуска» срабатывает, минуя сознание. На то они и привычки! Контролировать свои отношения с «пожирателями времени» нелегко,  но возможно. Главное, иметь желание и приложить усилия.
Ответив на следующие вопросы, вы получите довольно ясную картину: чего именно вам не хватает, чтобы ваша деятельность стала по-настоящему эффективной.
— Выделяете ли вы немного времени в начале каждого рабочего дня на предварительное планирование, продумывание предстоящей работы?
— Записываете ли вы свои цели и задачи, указывая сроки их выполнения?
— Соблюдаете ли вы иерархию, распределяя задачи по степени их важности? Удается ли вам сначала выполнять самые важные дела, а потом уже второстепенные?
— Часто ли вы беретесь за несколько дел одновременно?
— Есть ли такие дела, которые вы выполняете по отдельности, тогда как на самом деле выполнение как раз этих дел разумнее было бы совместить?
— Часто ли вы поручаете какие-то дела другим людям — подчиненным, коллегам? Или предпочитаете все делать самостоятельно?
— Часто ли вы идете на поводу у других людей, выполняя просьбы и поручения, которые не были вами запланированы?
— Присутствуют ли в вашем ежедневном расписании «окна» на случай непредвиденных обстоятельств?
— Сколько «пожирателей времени» вам удалось обнаружить?