Карьера. Тайм-менеджмент. Учет времени -2

Кроме опасности просто забыть о том, что вы собирались вести учет времени,  есть и другая. Очень часто люди начинают… обманывать сами себя. Казалось бы — зачем? Ведь хронометраж — дело сугубо личное, и вы занимаетесь им не для того, чтобы предъявить результаты начальнику!
Но, к сожалению,  честный учет времени обычно «выдает» картину столь удручающую, что нам до крайности не хочется смотреть такой правде в глаза. И мы начинаем почти автоматически, не отдавая себе в этом отчета, корректировать реальность: округляем часы и минутки в утешительную для нас сторону …  Особенно велика вероятность такого искажения, если вы не ведете записей на протяжении всего дня, а пытаетесь воссоздатькартину вечером, по памяти. Часто бывают возражения вроде: «В течении рабочего дня на все эти чирканья в блокноте нет времени! Проще вечером записать, чем занимался и сколько это продолжалось … Так гораздо удобнее!»

  На первый взгляд, возражение вполне разумное. Но весь фокус заключается в том, что невозможно путем такой мысленной реконструкции воссоздать реальную картину прошедшего дня. И дело тут не в забывчивости, а в том, что бессознательные искажения, подспудное стремление хоть немного приукрасить картину собственного временного транжирства все равно проявят себя. И в результате получится вот что: в своих попытках сэкономить время (т.е. не тратить его на то, чтобы вести записи в течение рабочего дня) вы лишь потратите его еще одним совершенно бесполезным способом. Ибо вечерние записи  ничего вам не дадут — результаты, записанные в блокнотик позднее,  не могут считаться надежными и достоверными.  Попытки такого приблизительного тайм-менеджмента лишь создадут еще одну «черную дыру» во времени, куда  будут утекать драгоценные минуты и часы …
Поэтому, решите для себя: если уж начинать эту работу — то всерьез и по-честному. Если же в ваши намерения входит только попробовать,  лучше откажитесь от этой затеи, чтобы не терять еще больше времени, чем это было до сих пор.
Ну а если вы действительно решили упорядочить свою  свою жизнь при помощи тайм-менеджмента — тогда «получится» обязательно. Потому что, уже в результате такой начальной процедуры, как хронометраж, вы станете обладателем ценнейшей информации:
1. На что вы тратите время каждый день; сколько времени занимает полезная деятельность, а сколько — тратится неэффективно.
2. Сколько времени занимает выполнение того или иного вида работы (информация, совершенно необходимая для успешного планирования!).
3. С какими делами вы справляетесь лучше всего, а какие даются вам с трудом.
4. Кто, что и каким образом мешает вам тратить свое время наилучшим образом.
Поэтому, не откладывая дела в долгий ящик, вооружайтесь часами и блокнотом — и приступайте к «переучету».

Карьера. Как ориентироваться на цель-2

 «Метод пяти минут». Если вы затрудняетесь выбрать между несколькими важными делами, задайте себе вопрос: а готовы ли вы потратить на решение этой проблемы хотя бы пять минут в день? Если же нет, можете смело вычеркивать его из списка.  Если вы с ходу отрицательно ответили на предложенный вопрос, значит, это дело только казалось вам важным и нужным.

   Беда в том, что наши ежедневники полны такими вот «мертвыми душами». Нам хочется успевать больше, и мы все время надеемся успеть сделать и это, и это, и еще вон то … Но, если в действительности вы не готовы отдать силы и время некой проблеме, то получится вот что: время от времени, урывками, в ущерб другим (действительно нужным!) делам, вы будете хвататься за эту проблему, пытаясь решить ее,  затем откладывать в сторону,  потому что пришло время для более важных занятий …

В итоге решение данной проблемы растянется до бесконечности, а все прочие дела пострадают — ведь вы то и дело от них отвлекаетесь. Так что, если вы видите, что методичная работа над какой-то задачей в данный момент не вписывается в ваше расписание, вычеркните  ее, отложите до следующей недели. Возможно, к тому времени она станет действительно важной, и  у вас вас появится время и желание заниматься ею. А, может быть, она станет и не нужной. Так или иначе, будьте честны и реалистичны,  не пытайтесь взвалить на себя больше, чем это действительно необходимо.

Карьера. Как ориентироваться на цель.

     Здесь нет строгого основания в виде методов математической статистики, но есть опора на здравый смысл. ‘Все, о чем уже говорилось, — постановка целей, планирование необходимых задач для их достижения, — правильно и разумно. Но, как известно каждому из нас, в реальной жизни действовать строго по разработанной схеме удается далеко не всегда. У вас может быть прекрасно продуманный и разработанный план, но вот вы просыпаетесь утром, приходите на работу и … на вас неминуемо наваливается настоящая лавина самых разных дел. Как связать эту ежедневную «текучку» с тем, к чему вы на самом деле стремитесь?

  Секрет успеха заключается не только в том, чтобы хорошо и вовремя делать все нужные дела, но и том, чтобы не заниматься ненужными! А потому, окинув мысленным взором нагромождение всего «важного и срочного», задайте себе вопрос, который может показаться крамольным: «Что произойдет, если я этого не сделаю?» Зачастую критическая проверка обнаруживает, что  огромная часть ежедневных хлопот оказывается совершенно излишней. Мы хватаемся за эти дела просто потому, что они оказались в центре внимания, тогда как вообще-то нам совершенно не обязательно  их выполнять.

     Помимо метода «от противного» (т.е. проверки «что будет, если этого не сделать?»), можно рассматривать дела и с другой точки зрения: имеют ли они отношение к вашим целям? Если нет, от этих дел нужно избавляться.

Карьера. Осуществление цели-3

Шаг третий: выбор оптимального решения.
Вот теперь вы можете выбрать из тех решений, которые «придумали»  на предыдущем этапе. Тщательно взвесьте и оцените каждое из них. Наверное, некоторые отпадут сразу, оказавшись все-таки непригодными или слишком уж трудоемкими. Может быть, сделать выбор из оставшихся вариантов не составит для вас труда — бывают такие удачные ситуации, когда наиболее подходящее решение очевидно выделяется среди всех прочих. Если же  вы обнаруживаете, по крайней мере, несколько более или менее равноценных возможностей, можно воспользоваться одним из специальных методов выбора (о нем позже).
Шаг четвертый: осуществление принятого решения.
Разумеется, после того как решение принято, следующим вашим шагом должно быть воплощение задуманного на практике. Тут главное — не отвлекаться и действительно довести дело до конца. 
Шаг пятый: оценка результата.
Этот шаг — крайне важный, а между тем о нем часто забывают. Точнее, он обычно ограничивается простым «получилось — не получилось». Если же вы действительно хотите повысить эффективность своей деятельности,  по завершении каждой задачи необходимо проанализировать  ход ее выполнения и достигнутый результат. Вот примерный список вопросов:
— Добились ли вы желаемого?
— Не возникло ли у вас в ходе выполнения этой работы идей о каких-то более эффективных способах решения? (Так бывает: уже в процессе выполнения принятого решения вы обнаруживаете, что существуют и другие возможности, более подходящие по тем или иным параметрам. Не всегда имеет смысл «менять коней на переправе », но все возникающие соображения желательно зафиксировать — в противном случае они непременно забудутся. А ведь не исключено, что вам еще не раз и не два придется решать подобные этой задачи, и опыт, который вы приобрели сейчас, может оказаться бесценным.)
— Если задачу решить не удалось, что этому помешало? Чего вам не хватило для того, чтобы добиться успеха? Если вы еще раз пройдете тем же путем, но учитывая допущенные недочеты и ошибки, приведет ли это вас к желаемому результату?
И даже в том случае, если вы исчерпали все решения, что приходили вам в голову, отказываться от задачи и впадать в отчаянье рановато. Повторно оцените саму формулировку задачи: может быть, причина неудач кроется именно здесь, в недостаточно корректно заданных условиях? Наконец, отнюдь не зазорно обратиться за советом и помощью к другим людям. В зависимости от того, в чем именно заключается головоломная задачка, вы можете попросить совета у сослуживцев, родственников или друзей, а также у консультантов-профессионалов.

Карьера. Осуществление цели-2

  Шаг второй: мозговой штурм.Этот метод уж точно известен большинству, а остальные тоже наверняка его используют, просто не зная этого названия. Тем не менее имеет смысл напомнить, как именно проводится эта операция. Итак, имея перед собой четко сформулированную задачу (разумеется, в виде записи на листе бумаги! Помните, что все подобные творческие поиски оказываются намного более эффективными, если вы фиксируете их письменно), запишите все возможные ее решения, какие только придут вам в голову. На данном этапе вам ни в коем случае не нужно оценивать их с точки зрения реалистичности, удобства и прочих критериев.  Отметая хотя бы какие-то из своих идей, вы загоняете свои творческие способности в некие рамки, и в результате может наступить полный «умственный паралич»: вам не удастся придумать никакого решения.

 Сейчас вам необходимо быть совершенно свободным в изложении своих фантазий.
Кстати, многие люди испытывают затруднения именно при формулировании своих мыслей: вот вроде бы мелькает что-то в сознании и даже, возможно, что-то весьма подходящее, но никак не удается толком описать словами, в чем же именно заключается идея. По этой причине, к сожалению, теряется множество прекрасных  решений.

     Поэтому не заставляйте себя сейчас сразу писать «на чистовик»,  четко формулировать мысли. Эта работа — только для  вас. И это — не постановка цели или задачи, а сугубо творческий процесс генерирования идей. Поэтому, если вы испытываете трудности со словесными формулировками, используйте любой другой метод фиксации образов и мыслей, всплывающих в вашем сознании. Например, можно изображать приходящие в голову идеи различными символами.  Главное, чтобы потом вы не забыли, что именно скрывается за этими условными обозначениями.

Карьера. Путь к цели -4

  Итак, у вас уже есть не только цель, но и совершенно конкретный план по ее осуществлению. Дело за малым — выполнить задуманное. И вот на этом многие останавливаются: «Я и раньше отлично знал, чего хочу и что для этого делать!    Планирую-то я отлично, вот осуществлять не получается! Обстоятельства выше меня — все время что-то мешает, слишком много проблем приходится решать одновременно!» Это правда, реальная жизнь редко дает нам возможность  беспрепятственно следовать проложенным курсом. Но ведь, на самом-то деле, наличие задач и делает нашу жизнь интересной, а порой по-настоящему захватывающей!

     Весь фокус состоит в том, чтобы превратить проблему из труднопреодолимого (как может показаться) препятствия в проверку ваших способностей. Взяв очередной барьер, вы можете смело сказать себе: «Я могу! Я справился с этим!» Если смотреть на проблемы именно с этой точки зрения, их появление, согласитесь, можно только приветствовать. Вот одна из возможных стратегий, позволяющих преодолевать возникающие препятствия. Ценность ее состоит в том, что она достаточно систематична: используя этот алгоритм, вы предотвращаете потери времени.
Если вы не владеете алгоритмом выполнения задач, вам  приходится каждый раз тратить драгоценные минуты и часы на поиск подходящего способа действий. Обладая же некой общей схемой, вы используете время только для того, чтобы обдумать конкретные шаги, имеющие отношение к решению именно этой задачи.
Общая схема действий при решении задач такова:
— четкое определение (формулировка) проблемы.
— мозговой штурм.
— выбор оптимального решения.
— осуществление принятого решения.
— оценка результата.